Officemanager

Jobomschrijving

Ben jij iemand die houdt van afwisseling, structuur brengt in drukte en energie krijgt van administratieve processen die op rolletjes lopen? Dan is deze voltijdse rol iets voor jou.
Als Officemanager ben jij het centrale aanspreekpunt binnen het bedrijf. Je ondersteunt de organisatie met een breed takenpakket: van telefoons en mails beheren tot facturatie, opvolging van debiteuren en het verwerken van prijswijzigingen van leveranciers. Tijdens het hoogseizoen kan het erg druk worden, dus flexibiliteit en focus zijn essentieel.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je beantwoordt inkomende telefoons en behandelt mails of verwijst ze door naar de juiste collega.
• Je staat in voor de volledige facturatie en corrigeert fouten (prijzen, werkuren, gegevens klanten…).
• Je volgt openstaande betalingen op en beheert debiteuren.
• Je vergelijkt prijzen van leveranciers en gaat hierover in gesprek (eventueel onderhandelen).
• Je bewaakt de correcte verwerking van werkuren: geplande vs. effectief uitgevoerde uren controleren en verwerken in facturen.
• Je maakt offertes op voor terugkerende onderhoudswerken (basisdocumenten + prijzen aanpassen).
• Je zorgt ervoor dat bestelbonnen aan het juiste ordernummer gekoppeld worden.
• Je verwerkt nieuwe prijsupdates van leveranciers in het systeem.
• Je voert boekhoudkundige taken uit van A tot Y:
  • Inboeken en controleren van aankoop- en verkoopfacturen
  • Verwerken van banktransacties en kasverrichtingen
  • Opvolgen van betalingen en debiteurenbeheer
  • Voorbereiden van betalingen aan leveranciers
  • Actualiseren van klant- en leveranciersgegevens
  • Afstemmen van rekeningen en correcte dataverwerking
  • Aanleveren van boekhoudkundige info voor rapportages en jaarafsluiting
• Je neemt ad-hoc taken op tijdens drukke periodes: extra bestellingen plaatsen, voorafbetalingen controleren, last-minute wijzigingen…

Jouw profiel

• Je hebt een uitstekende kennis van Nederlands en een goede kennis van Frans (veel klanten uit Wallonië).
• Je kan goed functioneren in een dynamische omgeving waar het soms erg druk is.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden.
• Je communiceert helder en professioneel met klanten, leveranciers en collega's.
• Je hebt ervaring met administratieve en boekhoudkundige taken.
• Je kan goed data verwerken, controleren en structureren.
• Onderhandelen met leveranciers schrikt je niet af.

Aanbod

• Een voltijdse functie met veel verantwoordelijkheid en variatie.
• Een marktconform loon met extra legale voordelen
• Een rol waarin je een centrale en belangrijke schakel bent binnen de organisatie.
• Afwisselende taken die jouw administratieve talenten volledig benutten.
• Een omgeving waar zelfstandigheid en initiatief gewaardeerd worden.
• Collega’s die jouw nauwkeurigheid en organisatorisch talent enorm appreciëren.