Document controller
- Office, administratie
- Brussel hoofdstedelijk gewest
- Vlaams-Brabant
- Regio Vilvoorde - Zaventem
- Brussels hoofdstedelijk gewest
- Vaste job
Jobomschrijving
Ben je een ervaren administratieve professional met een sterke feeling voor structuur, dossierbeheer en kwaliteitsvolle opvolging? Sta je bekend om je nauwkeurigheid, organisatievermogen en klantgerichte aanpak?
Dan is deze functie iets voor jou.
Als Document Controller speel je een sleutelrol in het administratief en operationeel ondersteunen van de organisatie. Je fungeert als centraal aanspreekpunt en zorgt voor een vlotte, correcte en efficiënte opvolging van processen en dossiers. Dankzij jouw overzicht en zin voor structuur draag je rechtstreeks bij aan de kwaliteit en continuïteit van de werking.
Jouw verantwoordelijkheden:
- Verlenen van hoogwaardig administratief support aan verantwoordelijken en interne stakeholders
- Zelfstandig beheren en opvolgen van aanvragen van klanten en prospects, waaronder offertes, contracten, certificaten en dossiers
- Beheren en actualiseren van databanken en digitale archieven
- Communiceren met klanten in nauwe samenwerking met het Business Support team
- Ondersteunen bij de organisatie van comités, raden en overlegmomenten binnen sectorgebonden activiteiten
- Voorbereiden, samenstellen en finaliseren van dossiers en bijhorende documentatie
- Ingeven, plannen en opvolgen van werkprogramma’s in het ERP-systeem, inclusief de bijbehorende documentatie
- Zorgen voor correcte, betrouwbare en actuele gegevens in het ERP-systeem
- Opzetten, opvolgen en rapporteren van KPI’s ter ondersteuning van een efficiënte werking
- Actualiseren en onderhouden van bedrijfsgerelateerde websites en online platformen
Jouw profiel
Wie zoeken wij in deze functie als document controller?
- Je beschikt over een bachelor in secretariaats- of bedrijfsmanagement, of gelijkwaardig door ervaring
- Je hebt minstens 5 jaar relevante ervaring in een gelijkaardige administratieve of dossiergerichte functie
- Je bent sterk klantgericht en service-minded
- Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en resultaatgericht, ook bij complexe dossiers
- Je behoudt vlot het overzicht en weet prioriteiten correct te stellen
- Je bent analytisch, proactief en denkt mee over verbeteringen en optimalisaties
- Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken en volgt procedures strikt en objectief
- Je hebt een zeer goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Outlook)
- Je bent vertrouwd met databanken, ERP-systemen en digitale tools
- Je communiceert vlot in het Nederlands en Frans, zowel mondeling als schriftelijk, en hebt een basiskennis Engels
- Je bent veelzijdig, enthousiast en kan goed omgaan met deadlines en werkdruk
Aanbod
Waar kan jij als document controller op rekenen?
- Een verantwoordelijke en gevarieerde functie met impact en een brede kijk op de organisatie
- Een professionele, stabiele en collegiale werkomgeving met ruimte voor autonomie en expertise
- Een aantrekkelijk salarispakket afgestemd op jouw ervaring en competenties
- Uitgebreide extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, ecocheques, groeps- en hospitalisatieverzekering, telewerkvergoeding en volledige terugbetaling van openbaar vervoer
- Een moderne operationele vestiging in Diegem
- Mogelijkheid tot gedeeltelijk telewerk
PS: Een belangrijk deel van de winst die WaW maakt door jou te werk te stellen gaat naar het sociaal project Make it Work. Zo draag je op jouw manier bij aan meer kansen voor moeilijk plaatsbare jongeren.