Administratief en onthaalmedewerker

Jobomschrijving

Ben jij een administratief talent met een passie voor klantgericht werken? Heb je oog voor detail en een gestructureerde aanpak? Dan ben jij de perfecte aanvulling op ons team!

Als Frontoffice & Administratie Medewerker ben jij het aanspreekpunt van het bedrijf en zorg je voor een vlotte dagelijkse kantoorwerking. Je combineert professioneel onthaalwerk met een brede waaier aan administratieve taken, ondersteuning van verschillende teams en opvolging van facilitaire diensten. Dankzij jouw gestructureerde aanpak en klantgerichte houding blijft het kantoor perfect georganiseerd.

Kernverantwoordelijkheden

Algemene administratie & documentbeheer

• Je verwerkt en archiveert administratieve documenten en volgt gedeelde mailboxen op.
• Je ondersteunt bij het opstellen, aanvullen en ordenen van diverse dossierstukken.
• Je vraagt ontbrekende attesten, certificaten en overige documenten op.

Leveranciers- en aankoopopvolging

• Je controleert en registreert aankoopfacturen en koppelt deze aan leveringsdocumenten.
• Je vergelijkt prijzen en afspraken met leveranciersgegevens.
• Je verwerkt creditnota’s en houdt prijslijsten actueel.

Ondersteuning van interne teams

• Je helpt bij de administratieve voorbereiding van project- en onderaannemingsdossiers.
• Je verwerkt inventarisgegevens en technische documentatie.
• Je stelt aanvraagdocumenten en ondersteunende formulieren op.

Kantoorbeheer & facilitaire opvolging

• Je beheert bestellingen van kantoorbenodigdheden, dranken en werkkledij.
• Je onderhoudt contacten met facilitaire partners zoals schoonmaak en onderhoud.
• Je zorgt mee voor een goed uitgeruste en ordelijke werkomgeving.

Onthaal & communicatie

• Je staat in voor het telefonisch en persoonlijk eerste contact.
• Je beheert het telefoniesysteem en zorgt dat boodschappen correct worden opgevolgd.
• Je ontvangt bezoekers professioneel en begeleidt hen naar de juiste ruimte.

Jouw profiel

• Je hebt een bacheloropleiding of gelijkwaardige ervaring.
• Je hebt enkele jaren ervaring in het uitvoeren van administratief werk
• Je werkt precies, gestructureerd en behoudt overzicht.
• Je kan vlot schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten.
• Je beschikt over een goede kennis van MS Office en digitale tools.
• Je hebt inzicht in administratieve en facturatieprocessen.
• Je communiceert duidelijk en klantgericht.

Aanbod

• Een veelzijdige job binnen een stabiele en mensgerichte organisatie.
• Open communicatie, korte lijnen en ruimte om initiatief te nemen.
• Een aantrekkelijk loonpakket met 12 ADV-dagen, maaltijdcheques en groepsverzekering binnen een 40‑urenweek.
• Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.
• Bouwverlof
• Een rol waarin je betrokken bent bij uiteenlopende projecten en de dagelijkse werking mee vormgeeft.